Справочник Организатор благотворительного мероприятия

23 января 2024 г.

Впереди вас ждёт большое дело: со своей командой вы создадите событие, которое приносит радость и положительные изменения в общество.

Благотворительные мероприятия могут принимать разную форму: выставки, концерты, перформансы, конференции и аукционы. Сегодня вы поработаете над спортивным забегом: на них люди пробегают специальную дистанцию и получают медали за участие, а часть собранных средств идёт на добрые дела.

Задание

Сегодня вы попробуете себя в роли организатора благотворительного мероприятия.

Основная задача: организация благотворительного забега с целью сбора денег для помощи нуждающимся.

Вы возглавите команду организаторов и будете принимать важные решения. Вы распределите задачи среди членов команды, разработаете интересный маршрут и продумаете шаги для минимизации рисков. Не забудьте собрать как можно больше спонсоров, чтобы привлечь внимание участников и СМИ к проекту.

Часть 1. Распределение объектов на трассе

Забег начинается с организации площадки и трассы. Спортивное состязание должно проходить на какой-то территории. Это может быть, например, крытый манеж или стадион — в таких проводят забеги зимой. Но много людей там не соберёшь.

Наш забег будет проходить в тёплое время года прямо на улицах города под открытым небом. Это позволит установить большую дистанцию, например, полумарафон — 21,1 км. А ещё позвать много-много легкоатлетов, простых горожан и любителей спорта.

Чтобы всем было комфортно, обязательно нужно сделать большую зону старта и финиша — обычно они расположены совсем рядом, например, на большой городской площади.

Почему рядом? Это удобно! Например, участники могут оставить вещи в камерах хранения перед забегом, а после — уставшие и счастливые — сразу забрать их.

Так что же нам нужно укомплектовать?

Стартовый городок

Центральное место сбора участников перед забегом. Здесь они получают номера, переодеваются и разминаются, могут ознакомиться со спонсорами и информацией о мероприятии, а ещё получить медицинскую помощь.

Здесь понадобятся:

  1. Раздевалки и камеры хранения.

  2. Туалеты.

  3. Пункт выдачи стартовых пакетов.

  4. Площадка для разминки.

  5. Медпункт.

  6. Массаж и тейпирование (наклеивание эластичных пластырей).

  7. Партнёрская зона с шатрами.

  8. Информационные стенды.

Трасса

Размеченный маршрут, по которому бегут участники. На трассе есть зоны для волонтёров и болельщиков, столы с фруктами и водой, а также бригады экстренной медицинской помощи.

Здесь точно понадобятся:

  1. Пункт освежения, то есть место, где можно остановиться и попить воды.

  2. Пункт питания, где обычно атлетам предлагают кусочки бананов или апельсинов, чтобы они немного восполнили силы.

  3. Зоны для болельщиков.

  4. Машины скорой помощи.

Ещё вдоль длинных трасс расставляют биотуалеты для участников, но мы предлагаем их уже не учитывать.

Финишная зона

Здесь участники пересекают финишную линию, празднуют свои рекорды и достижения, отдыхают и получают медали.

Здесь понадобятся:

  1. Финишная арка.

  2. Зона награждения.

  3. Гравировка медалей.

  4. Фотозона.

И, конечно, болельщики, громкая музыка, поздравления и много селфи!

Но это будет потом, а сейчас вернёмся к организации полумарафона.

Часть 2. Выбор спонсоров и работа в команде

В одиночку сделать такое мероприятие и собрать деньги не получится: нужна команда и надёжные партнёры.

Спонсоры нужны для информационной поддержки и финансовой помощи — это позволяет увеличить сбор средств и привлечь больше участников.

Распределите потенциальных партнёров по группам: каждый попадёт только в одну группу.

Если у вас возникли сложности, не стесняйтесь обратиться к подсказке ниже.

Предоставят материалы для наполнения стартового пакета:

  • Производитель питательных батончиков;

  • Производитель тонизирующих напитков.

Внесут денежный вклад в обмен на брендированный шатёр или предоставят призы:

  • Спортивный магазин одежды и аксессуаров;

  • Бренд кроссовок;

  • Авиакомпания;

  • Магазин электроники.

Выступят информационным партнёром:

  • Онлайн-журнал про спорт;

  • Крупнейшая новостная группа в соцсетях;

  • СМИ;

  • Сообщество бегунов в городе;

  • Культурные центры.

Справились? Двигаемся дальше!

Пока вы занимаетесь работой со спонсорами, надо собрать и распределить задачи для оставшихся членов команды. Давайте посмотрим, кто за что отвечает.

Организатор фан-зоны:

  • Навигация по фан-зоне;

  • Выдача номеров и стартовых пакетов;

  • Награждение;

  • Застройка зоны для разминки;

  • Застройка партнёрской зоны.

Ответственный за маркетинг и PR:

  • Разработка сайта;

  • Работа со СМИ;

  • Работа с соцсетями;

  • Размещение в городе баннеров наружной рекламы.

Организатор трассы и забега

  • Обеспечение безопасности и медицинской помощи на трассе;

  • Установка пунктов освежения и питания;

  • Установка туалетов;

  • Установка финишной и стартовой зоны;

  • Размещение флагов и баннеров;

  • Поиск судей и хронометристов;

  • Поиск волонтёров, которые помогают на забеге.

Ответственный за участников

  • Возврат билетов;

  • Консультирование участников по общим вопросам;

  • Консультирование по медицинским справкам.

Прогнозирование рисков

А вот и задание со звёздочкой!

Организация любого мероприятия — это всегда множество рисков. Подумайте заранеее, на что вы сможете и не сможете повлиять — это поможет вам в составлении плана. Двигайте слайдеры, чтобы оценить все факторы.

Каждый из рисков появляется в верхнем текстовом блоке. Посмотрите на проблему и подумайте, как на неё можно повлиять. Установите слайдер напротив соответствующего пункта, и если вы оказались правы, то появится следующий возможный риск.

А вот вероятность вам придётся оценить самостоятельно — ошибиться здесь невозможно.

Можно повлиять за счет маркетинга и рекламы:

  • Количество участников;

  • Недостаток спонсоров;

  • Узнаваемость мероприятия.

Можно повлиять за счёт организации:

  • Медицинские проблемы участников;

  • Технические неполадки.

Никак не повлиять:

  • Изменения в правилах проведения городских мероприятий;

  • Погода;

  • Неподобающее поведение участников;

  • Внезапная пандемия.

Отлично, второй большой этап пройден!

Часть 3. Составление сметы

Смета — это план предстоящих расходов на осуществление какой-либо деятельности.

Организация любого мероприятия стоит денег: нужно заплатить за оборудование, расходные материалы, заказ и доставку товаров и грузов, аренду транспорта, выдать зарплату людям и так далее.

Именно для этого и нужны спонсоры. Но кроме них организаторы получают деньги и от участников, ведь каждый платит за возможность официально пробежать дистанцию. Часть этих денег пойдёт на организацию и обустройство всего забега, а оставшаяся часть — на благотворительность. Если бы это был не благотворительный забег, а коммерческий, то остаток стал бы прибылью организаторов.

Как пройти это задание?

Составьте смету так, чтобы мероприятие окупилось и вы собрали нужную сумму — минимум 1 млн рублей.

Если представить, что вы ожидаете 2000 участников, каждый из которых заплатит за билет 1000 рублей, то у вас получится 2 млн рублей «грязными». Это означает, что эта сумма не учитывает предстоящие расходы. А расходов будет много! Часть из них фиксированные, а часть плавающие — именно на них вы можете повлиять.

Двигайте ползунки так, чтобы сумма расходов не превышала 1 миллион.

Будьте внимательны! В попытке сократить все расходы до минимума и получить больше выручки можно и переборщить. Но на важном лучше не экономить, ведь участники и партнёры увидят, что забег плохо организован, и больше к вам не придут.

Часть 4. Согласования

Вам нужно предупредить административные органы и службы, чтобы обеспечить законность и безопасность мероприятия. Это очень важный шаг!

Давайте посмотрим, кто за что отвечает.

  • Департамент спорта: анонс и утверждение подходящей даты среди спортивных мероприятий.

  • Департамент по коммуникациям и связям с общественностью: согласование и размещение рекламных билбордов.

  • Полиция: обеспечение безопасности участников и болельщиков.

  • МЧС: минимизация рисков происшествий на трассе.

  • Департамент здравоохранения: выделение нескольких бригад скорой медицинской помощи.

  • ЖКХ: помощь в установке мусорных баков, туалетов и обеспечение другой инфраструктуры.

  • Департамент природопользования: обеспечение сохранности природных ресурсов, чтобы забег не повлиял на экологию города.

  • Департамент транспорта: перекрытие дорог на всём маршруте забега.

Лишние варианты:

  • Городской суд

  • ФНС, или налоговая служба

Теперь, когда всё согласовано, территория выделена, билеты распроданы, а медальки заказаны, вы готовы проводить забег.

В заключительной части вам нужно в свободной форме распределить деньги между благотворительными фондами. Отличная работа!